ทำความรู้จัก ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ

เชื่อว่าเกือบทุกๆ คนเคยสัมผัสการใช้งานไมโครซอฟท์ออฟฟิศ เพราะเป็นชุดโปรแกรมที่ใช้สำหรับการทำงานในสำนักงานทั่วๆ ไป ไมโครซอฟท์ออฟฟิศมีหลากหลายเวอร์ชั่น แต่ที่ใช้งานในปัจจุบันเท่าที่เห็นจะมี ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2003, ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2007, ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2010 และ ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2013 แต่ที่แปลกไปคือ Office 365

Office 365 มีความสัมพันธ์กับ Cloud เพราะ Office 365 เป็นบริการของ Microsoft ที่ทำให้เราสามารถใช้งานอีเมล และโปรแกรมในตระกูล Office ได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องคอมฯ แต่ประการใด

Office 365 คืออะไร

ถือได้ว่า Office 365 คือเวอร์ชั่นพิเศษของโปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ เพราะไม่ใช่โปรแกรมทีเราสามารถดาวน์โหลดมาติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ได้ แต่จะสามารถใช้งานได้ผ่านทางอินเตอร์เน็ต โดยเสียเงินค่าบริการเป็นรายเดือน รายปี ซึ่งมีความเหมือนกับ Google Doc ของค่าย Google นั่นเอง

การบริการออนไลน์แบบนี้ ข้อมูลจะอยู่บน server ที่เราเรียกว่า Cloud นั่นเอง สำหรับผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องลงทุนในส่วนของฮาร์ดแวร์ เพียงแค่เสียรายเดือน เท่านั้น อยู่ที่ไหนก็สามารถใช้งานได้ เพียงเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ เท่านั้นเอง

โปรแกรมที่มาพร้อมกับ Office 365

• Outlook – Email  
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• OneNote
• Calendar
• OneDrive
• Flow
• Sway
• Yammer
• และอื่นๆ อีก

ปัจจุบัน การให้บริการบนคลาวด์ในลักษณะนี้ เป็นที่แพร่หลายมากขึ้น บริษัทซอร์ฟแวร์ค่ายใหญ่หันมาพัฒนากันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นค่าย Microsoft, Google และ Adobe เป็นต้น

ข้อดีของการบริการ Office 365

• มีโปรแกรม Microsoft Office ติดตัวไปตลอดเวลา
• มีพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่ชื่อว่า OneDrive
• ระบบอีเมลที่มีความเสถียรสูงมาก ที่ชื่อว่า Microsoft Exchange
• โปรแกรมอัพเดทตลอดเวลา ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งแต่อย่างใด เพราะทุกอย่างจะทำจากส่วนกลาง
• ลดปัญหาคอมพิวเตอร์มีปัญหา ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดดิกส์เสีย คอมพิวเตอร์ติดไวรัส เพราะสามารถติดตั้งใหม่ได้ทันที อีเมลเก่าๆ จะกลับมาให้อัตโนมัติ
• รองรับการทำงานร่วมกันหลายคนในงานเดียวกัน (ไฟล์เดียวกัน) ผ่านการแชร์ไฟล์บน OneDrive
• รองรับการใช้งานอีเมลทั้งใน Desktop PC และ Smartphone
• รองรับการบริหารจัดการผ่าน App บน Smartphone (Admin)
• สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต
• มีระบบรักษาความปลอดภัยสูงมาก
• มีระบบสำรองข้อมูลให้อัตโนมัติ
• ได้ใช้โปรแกรมใหม่ๆ ฟรี (กรณี Microsoft มีการพัฒนาเพิ่ม)

ข้อเสียของการบริการ Office 365

• ค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน
• มีข้อจำกัดในการใช้งานบ้าง เมื่อเทียบการใช้งานบนคอมพิวเตอร์ (ความสามารถบางอย่าง อาจหายไป)
• ความเร็วในการใช้งาน อาจลดลงไปบ้าง
• มีการอัพเดทโปรแกรมค่อนข้างบ่อย อาจทำให้ผู้ใช้งานสับสนบ้าง